適用於: Microsoft Office Outlook 2003
為了將潛在商機轉化為實際的銷售，您每天需要與客戶 — 及潛在客戶 — 進行交流。通常情況下，您需要在大量電子郵件中反復鍵入或粘貼相同的文本或套用信函。使用 Microsoft Office Outlook(r) 2003，您可以輕鬆快捷、準確無誤地創建並發送這些信函。
設置電子郵件範本
在 Outlook 中，可以創建範本，使之包含要重複發送給不同收件人的文本。您可以撰寫一封郵件並將其保存為範本，然後在需要時使用該範本。然後只需在發送郵件前，加
入新的或因人而異的文本即可。
感謝信
每次遇到潛在客戶時，您需要發送跟進電子郵件，感謝他們花費時間並為他們提供有關您公司的其他資訊。因為您要向每個客戶發送該郵件，所以將它做成 Outlook 範本是
個不錯的主意。
要點 如果使用 Microsoft Office Word 作為電子郵件編輯器，則無法創建Outlook 範本。要確保所使用的電子郵件編輯器不是 Word，請執行下列步驟：
在 Outlook 的“工具”功能表上，單擊“選項”，然後單擊“郵件格式”選項卡。
清除“使用 Microsoft Office Word 2003 編輯電子郵件”旁邊的核取方塊。
單擊“應用”，然後單擊“確定”。
創建郵件範本
在 Outlook 的“檔”功能表上，指向“新建”，然後單擊“郵件”。
注釋 還可以通過單擊“常用”工具欄上的“新建郵件”按鈕 開啟新的郵件。
在新郵件打開後，請為它輸入合適的主題並撰寫內容。請留下足夠空間，以便在將郵件發送給特定收件人時添加因人而異的資訊。
在“檔”菜單上，單擊“另存為”。
在“保存類型”列表中，選擇“Outlook 範本”，然後單擊“保存”
關閉用於創建範本的郵件。如果系統提示您保存郵件，請單擊“否”。
現在，既然您已經創建好了電子郵件範本，因此可以將 Word 恢復為郵件編輯器了：
在“工具”功能表上，單擊“選項”，然後單擊“郵件格式”選項卡。
選中“使用 Microsoft Office Word 2003 編輯電子郵件”旁邊的核取方塊。
單擊“應用”，然後單擊“確定”。
準備郵件
設置了郵件範本之後，現在您可以向潛在客戶發送跟進郵件了。該範本中已經包含了您需要傳達的大部分資訊，因此，您只需添加當時的資料和因人而異的評論，然後就可以
在“收件人”行中添加電子郵件位址並發送郵件了。
使用範本發送郵件
從“收件箱”中，單擊“工具”功能表，單擊“表單”，然後單擊“選擇表單”。
單擊“查找”框，然後從下拉清單中選擇“檔系統中的用戶範本”。
選擇您的範本，然後單擊“打開”。
根據需要，在郵件中添加環境特定資訊，向“收件人”行中添加收件人的電子郵件位址，然後單擊“發送”。
Word 銷售範本
注釋 本部分中的示例信函是為進行郵件合併而設計的，但是您還可以將其中的內容複製並粘貼到 Outlook 範本中。
致新客戶的介紹性信函
訂單確認（英文）
致客戶的跟進郵件
致潛在客戶的跟進郵件
致新客戶的感謝信